Как не нарваться на штраф в 500 тыс. руб. от военкомата: пять дел главбуха

1. Подготовьте для военкомата план работы на 2024 год
Компании должны ежегодно составлять план работы по воинскому учету (п. 37 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных сил 11.07.2017). Составьте документ и согласуйте его с комиссариатом до 31 декабря 2023 года (приложение № 17 к Методическим рекомендациям, утв. Генштабом 11.07.2017). Отразите мероприятия и срок, например, «Составление и сдача карточки учета организации по форме № 18 — до 31 декабря». Военкоматы принимают планы преимущественно на бумаге в двух экземплярах, один из которых с отметкой отдают компаниям обратно.
2. Проведите сверку сведений
Компании минимум раз в год сверяют информацию из учетных карточек с данными комиссариатов и документами воинского учета сотрудников. Закон не устанавливает дату, когда это делать. Военкоматы, например, согласовывают сроки при утверждении плана работ.
Комиссариаты пока еще не принимают документы на сверку в электронном виде, поэтому бумаги придется нести лично либо отправлять по почте. Сверяться нужно с тем военкоматом, в котором сотрудник состоит на учете. Например, если компания работает в Москве, а работник прикреплен к комиссариату Омска, в столице документы не примут. Если решили идти в военкомат лично, постарайтесь не тянуть с визитом — есть риск, что с первого раза в комиссариат вы не попадете. Дело в том, что из-за новых штрафов компании массово решили свериться именно сейчас, поэтому в военкоматах ажиотаж и очереди (подробности — в следующем выпуске газеты).
Что касается сверки с сотрудниками, для нее запросите у работников военные билеты или другие документы военного учета и сопоставьте данные. Запись о сверке с комиссариатом и бумагами работников в карточке делают простым карандашом. Если сопоставляли сведения по почте, укажите номер исходящего письма со списком для сверки.
3. Сообщайте о военнообязанных и уклонистах от учета
Уведомляйте военкомат, если принимаете или увольняете военнообязанного сотрудника. Срок — 5 календарных дней с момента приема или завершения трудового договора (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Сведения подавайте по форме из приложения № 9 к Методическим рекомендациям (утв. Генштабом 11.07.2017).
Также сообщайте в комиссариат о работниках, которые не состоят на воинском учете, хотя обязаны. Для этого есть две действующие формы — в приложении № 4 к приказу Минобороны, МВД и ФМС от 10.09.2007 № 366/789/197, а также в приложении 10 к Методическим рекомендациям (утв. Генштабом 11.07.2017). Какой из бланков использовать, стоит уточнить в вашем комиссариате. Помимо этого, работодатель должен вручить сотруднику направление в военкомат, форма документа есть в приказе № 366/789/197.
4. Направляйте данные об изменениях у военнообязанных
Работодатель должен сообщить в комиссариат, если у работников-военнообязанных, а также не состоящих, но обязанных состоять на учете, изменились личные данные. Военкомат ждет информацию об изменении:
семейного положения;
образования;
структурного подразделения;
должности;
места жительства или пребывания;
состояния здоровья.
Уведомление направляйте по форме из приложения № 2 к Методическим рекомендациям (утв. Генштабом 11.07.2017). Срок — в течение пяти календарных дней со дня изменения сведений.
5. Оповещайте сотрудников о повестках из военкомата
Если получили повестку на сотрудника, сообщите ему об этом минимум за три календарных дня до даты явки в комиссариат. Вручите работнику повестку под подпись, в отрезной части распишитесь и отправьте ее обратно в военкомат.
Не пускайте ситуацию на самотек, если сотрудник не хочет ставить подпись, а составьте акт об отказе в получении повестки. Иначе военком решит, что вы не сообщили о вызове, и может оштрафовать.
Предупредите военкомат, если не можете вручить повестку по уважительной причине, например, если сотрудник болеет, в отпуске или командировке и т. д. В таком случае работодатель должен направить повестку по почте ценным письмом с уведомлением о вручении. К сообщению в военкомат приложите заверенные копии приказа об отпуске или командировке, а также почтовой квитанции с номером отправления и описи вложения.