Готовые решения для расчета апрельско-майских отпускных

1. Когда выплачивать отпускные, если сотрудник идет отдыхать в конце апреля?
Безопаснее выдать деньги за три полных календарных дня до начала отпуска.
Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК). Неясно, нужно ли учитывать при подсчете трех дней день выплаты. Раньше в Минтруде считали, что выдать деньги нужно за три полных календарных дня до начала отпуска, то есть без учета дня выплаты (письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157). Сейчас ведомство допускает другой вариант, но разъяснения есть только в телеграм-канале Минтруда (t.me/mintrudrf/986). Поэтому безопаснее придерживаться старых разъяснений.
Так, если сотрудник идет отдыхать с 22 апреля в понедельник, то деньги безопаснее выплатить не позже 18 апреля — в четверг. Если работник идет в отпуск со 2 мая, проблем с подсчетом не будет. Отпускные вы в любом случае должны выплатить за три полных календарных дня до отпуска — не позднее 27 апреля.
Отметим, что взять отпуск между майскими вправе сотрудники, которые указали эти дни отдыха в графике отпусков. Также такое право имеют льготники.
2. Как посчитать отпускные, если сотрудник уходит отдыхать со 2 мая?
При расчете отпускных возьмите только известные выплаты за последний месяц. После, если понадобится, пересчитайте и доплатите отпускные. Проценты за просрочку в этом случае начислять не придется, так как ошибку в расчетах вы не допускали.
Отпускные вы рассчитываете из заработка за 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу отпуска (п. 2 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922). При этом выдать деньги нужно за три календарных дня до начала отдыха. Если сотрудник идет отдыхать со 2 мая, расчетный период — с мая 2023 года по апрель 2024 года включительно. А отпускные вы перечислите не позднее 27 апреля. На эту дату еще не известен заработок за последний месяц расчетного периода. К примеру, может быть еще не известен точный размер премии.
3. Сколько дней оплатить, если сотрудник идет в отпуск на две недели с 22 апреля?
Какую сумму начислять при двухнедельном отпуске с 22 апреля, зависит от формулировки в заявлении сотрудника.
Если в заявлении работник просит отпуск на две недели с 22 апреля, ему нужно оплатить и предоставить 14 календарных дней отпуска. При подсчете 14 дней исключите из дней отдыха нерабочие праздничные дни. В таком случае в подсчет дней отпуска не войдет 1 мая, так как это праздничный день. Оплачивать этот день не нужно. Обычные выходные — 28 апреля, 4 и 5 мая — учитываются в днях отдыха и оплачиваются. Таким образом, работник будет отдыхать 15 календарных дней и выйдет на работу 7 мая.
Другое дело, если работник написал заявление на отпуск с конкретными датами начала и окончания — с 22 апреля по 5 мая включительно. В этом случае работник будет отдыхать 14 дней, но из подсчета дней отпуска нужно исключить 1 мая. В итоге сотрудник получит отпускные за 13 календарных дней и выйдет на работу 6 мая.
4. Как посчитать отпускные новому сотруднику и работнику, у которого еще не было выплат?
Если у сотрудника не было выплат, посчитайте отпускные исходя из суммы оклада.
Вы рассчитываете отпускные из зарплаты, включая надбавки и премии, за период 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска. Этот период может быть меньше, если сотрудник еще не отработал в компании 12 месяцев. Тогда в расчет берите заработок за фактическое число отработанных месяцев.
Из расчета нужно исключить соцвыплаты, оплату командировок, больничные и т. д., а также сами эти периоды (п. 5 Положения, утв. постановлением № 922). Если в расчетном периоде не было выплат или весь период состоит из исключаемых, заработок нужно взять за 12 предыдущих календарных месяцев. Если выплат не было и в этот период, возьмите в расчет заработок за месяц, в котором сотрудник уходит в отпуск. Заработок за этот период делите на календарные дни, которые приходятся на фактически отработанное время. Если доходов у сотрудника не было, возьмите в расчет оклад.