Новые правила для удаленки: как теперь считать налоги и компенсации
Установили необлагаемые нормативы компенсаций удаленщикам
Ввели предельный размер компенсации за использование удаленщиками личного имущества, которую можно не облагать НДФЛ и взносами, а также включать в расходы.
Как сейчас. По закону компания обязана предоставлять дистанционным сотрудникам оборудование и программы для работы (ст. 312.6 ТК). С согласия работодателя сотрудник вправе использовать свою технику и т. д. — тогда ему положена компенсация. Если не выполнить условия, трудинспекторы увидят нарушение.
Если не обеспечиваете дистанционщика всем необходимым для работы и не компенсируете его расходы, возможен конфликт. У сотрудников иногда получается отсудить компенсацию (апелляционное определение Воронежского областного суда от 14.03.2023 № 33-1697/2023).
Когда компания готова платить компенсацию удаленщику, проблема возникает с налогами. Чтобы не облагать выплату НДФЛ и взносами и учесть для налога на прибыль, сотрудник должен представить документы о расходах (письмо Минфина от 31.03.2021 № 03-03-06/1/23415). Но работникам бывает трудно подтвердить траты бумагами.
Компании устанавливают фиксированные лимиты компенсаций. Но это небезопасно — большими суммами налоговики интересуются.
Компания, с одной стороны, обязана выплачивать компенсацию, с другой — не вправе списать ее в расходы и освободить от зарплатных налогов без документов от сотрудника (письмо Минтруда от 05.12.2022 № 14-2/ООГ-7551). Принятый закон частично решает проблему.
Что меняется. Установили предельный размер компенсации за использование удаленщиками личного имущества — 35 руб. в день. Так, сотрудник за 22 дня работы в месяц получит 770 руб. компенсации. Эту сумму можно не облагать НДФЛ и взносами, а также включить в расходы без подтверждающих документов.
Главбухи, которых опросила УНП, считают сумму в 35 руб. явно недостаточной, компании платят удаленщикам больше. Но ГИТ такой размер не смущает, главное — установить сумму локальным актом.
При выплатах в пределах лимита претензий от налоговиков можно не ждать, это подтвердили в ФНС. Но устанавливать собственные фиксированные компенсации в большем размере станет опаснее. Поэтому стоит напомнить сотрудникам, чтобы они собирали документы о понесенных тратах. Как утвердить компенсацию — см. в образце.
НДФЛ с дохода удаленщиков за границей будете удерживать по-новому
Правила для дистанционщиков за границей изменили — считать налог будете по единым ставкам.
Как сейчас. Пока ставка НДФЛ дистанционщика зависит от его налогового статуса и места работы. Например, если нерезидент трудится за границей, работодатель не платит за него НДФЛ (см. таблицу). Правила распространяются на зарплату, отпускные и премии (письма Минфина от 03.09.2019 № 03-04-06/67598, от 14.04.2021 № 03-04-06/27827). Такой порядок действует до 31 декабря 2023 года.
Как сейчас платят НДФЛ с доходов удаленщиков
Место работы
Налоговый статус Россия Заграница
Резидент 13% удерживает работодатель 13% платит сам работник
Нерезидент 30% удерживает работодатель Компания не платит налог
Что меняется. Установили единые ставки для сотрудников на удаленке, которые работают в России и за ее пределами, — 13 процентов и 15 процентов с дохода свыше 5 млн руб. в год. Правила распространяются на выплаты по трудовому и гражданскому договорам вне зависимости от налогового резидентства сотрудника.
Единая ставка налога призвана не только увеличить поступления в бюджет, но и упростить работу организаций. Так считают в Минфине (minfin.gov.ru, 31 мая).
Изначально Минфин планировал обложить доходы нерезидентов по ставке 30 процентов. Но власти посчитали, что компании с сотрудниками-нерезидентами будут создавать за границей филиалы и устраивать работников туда. Тогда бюджет потеряет НДФЛ и взносы. Сейчас же релоканты платят НДФЛ и взносы в бюджет России. Поэтому от идеи отказались.