Мобилизованные, совместители и другие особые сотрудники в графике отпусков: безопасные решения для компании

Мобилизованные работники
Включать мобилизованных в график отпусков вы не обязаны. Это подтвердили специалисты Роструда, онлайнинспекция.рф. Вы не должны выполнять по отношению к мобилизованным работникам большинство обязанностей, в том числе планировать их отпуск, ч. 3 ст. 351.7 ТК. А вот включить в ПВТР актуальные правила об отпусках мобилизованных придется, ведь ЛНА должен соответствовать закону, и он потребуется, когда вы возобновите договор с работником.
Если вам удобнее включить в график всех сотрудников или вы уже получили от мобилизованного пожелания по предполагаемым датам отдыха, можете планировать отпуска тех, с кем приостановили договор. Нарушением это не будет. Но учтите, что работник в любом случае копит отпускной стаж и сможет после демобилизации взять отпуск в удобное время в течение полугода после возвращения, ч. 7, ч. 9 ст. 351.7 ТК.
Как предусмотреть особенности отпусков мобилизованных в ЛНА.
Скорректируйте раздел правил внутреннего трудового распорядка, в котором предусмотрели, как предоставляются работникам отпуска. Это обязательный раздел в ПВТР всех организаций, ч. 4 ст. 189 ТК. Дополните перечень сотрудников, которые имеют право выбирать, в какое время пойти в отпуск: включите в него работников, которые вернулись в организацию после мобилизации. Если в ваших ПВТР есть правила о том, какие периоды засчитываются в отпускной стаж, дополните их временем приостановки договора в связи с мобилизацией. Установите порядок, в котором будете предоставлять отпуск по запросу работников, которые возобновили трудовой договор после службы.
Сколько дней отпуска планировать.
Запланируйте работнику основной оплачиваемый отпуск за 2023 год и остатки отпусков за предыдущие годы, ст. 115 ТК. При приостановке договора неиспользованные дни отпуска не компенсируются и не сгорают, ч. 5 ст. 351.7 ТК, письмо Минтруда от 27.09.2022 № 14-6/10/В-13042. Если вы возобновите договор с сотрудником, надо будет предоставить ему дни отдыха, которые накопились. Планировать дополнительные отпуска, например, за работу во вредных условиях труда, не надо. В период приостановки договора работник не исполняет обязанности, которые дают право на допотпуск, ч. 3 ст. 351.7 ТК. За время мобилизации он «заработает» стаж только для основного оплачиваемого отпуска. Если сотрудник после службы в 2023-м возобновит договор, по которому он имеет право на более длинный отпуск, сможете изменить график.
Нужно ли указывать конкретные даты отпуска.
Запланировать конкретные даты или только месяц отпуска для мобилизованного — остается на ваше усмотрение. В любом случае работник сможет взять отпуск в удобное время. В графе «Примечание» в графике укажите, что сотрудник мобилизован и трудовой договор с ним приостановлен. Вписывать в график только фамилию сотрудника и количество дней отпуска, но не указывать период, не советуем. График без дат — нарушение порядка заполнения формы графика.
Новые сотрудники
Запланируйте отпуска для всех работников, которые есть в штате на дату, когда утверждаете график. Не имеет значения, как давно сотрудник устроился в организацию.
Будет ли график обязательным для новичков.
Чтобы избежать претензий ГИТ, включайте новичков в график, если приняли их на работу до утверждения графика. Так сможете спланировать работу отдела, а в случае проверки не нужно будет объяснять проверяющему, почему этих работников нет в графике. Если новичок относится к тем, кто имеет право на отпуск в удобное время, может попросить отпуск и раньше шести месяцев. Отказать ему вы не вправе.
Сотрудник в первый год вправе пойти в отпуск через шесть месяцев непрерывной работы в компании по заявлению, а не по графику, ч. 2 ст. 122 ТК. Не исключено, что новичок пойдет в отпуск именно в даты, которые прописали в графике. Если же после шести месяцев работы он попросит отпуск в другие даты, предоставьте отпуск по заявлению, даже если сотрудник не относится к льготной категории. Так действовать безопаснее, чем требовать, чтобы он соблюдал график.
Когда можно не включать новичков в график.
Не включайте в график сотрудников, если оформили их на работу после того, как утвердили документ. В законе такой обязанности нет. Процедура, по которой можно изменить уже утвержденный график, тоже не предусмотрена. Новички будут использовать отпуск по заявлению. При желании можете составить дополнение к графику и запланировать в нем отпуск новичкам, которых приняли на работу после утверждения графика, но лишить их права потребовать отдых через шесть месяцев работы все равно не удастся.
Надо ли включать отсутствующих работников в график.
Обязательно включайте в график сотрудников, за которыми сохраняете рабочие места на время отсутствия. Они могут в любой момент вернуться к работе. При этом неважно, что некоторые из них могут уйти в отпуск не по графику. Мобилизованный работник также может использовать отпуск не по графику, а в удобное для него время. Для этого он должен подать заявление в течение шести месяцев после возобновления трудового договора, ч. 9 ст. 351.7 ТК.
Надо ли предоставить работнице оплачиваемый отпуск во время декрета.
Работнице не надо предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуска, пока она не выйдет из декретного отпуска. Предоставить два отпуска одновременно нельзя, письмо ГУ — МРО ФСС от 26.10.2020 № 10-22/7710-19477. Если работница хочет получить ежегодный отпуск, она должна прервать декрет и подать заявление об отдыхе в удобное время, ст. 260 ТК. После отпуска она сможет вернуться в отпуск по уходу за ребенком.
Совместители
Совместители используют отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы, ч. 1 ст. 286 ТК. Обязать совместителя уйти в отпуск по графику, если он не совпадает по времени с отпуском по основному месту работы, нельзя. Но включить совместителя график все равно надо, поскольку в штате организации он состоит.
Как запланировать отпуск внутренних совместителей.
Внутренних совместителей в графике укажите дважды — по обеим должностям. Когда у внутреннего совместителя запланирован отпуск по основной работе, вы знаете. На это же время планируйте отпуск на работе по совместительству.
Как запланировать отпуск внешних совместителей.
Внешние совместители могут, но не обязаны предоставлять вам документы о том, когда пойдут в отпуск на основной работе. Придется верить им на слово и планировать отпуск на даты, которые они укажут. Не исключено, что даты поменяются, если, например, работник возьмет отпуск по основному месту работы в другое время. В графике можете сделать отметку о том, что работник — внешний совместитель.
Сотрудники со срочным трудовым договором
Включайте в график отпусков сотрудников, с которыми заключили срочные трудовые договоры, даже если их срок не превышает шести месяцев. Срочный договор может стать бессрочным или вам его придется продлить, например, если работница забеременеет, ст. 261 ТК. Тогда у проверяющих могут возникнуть вопросы, почему работника нет в графике. Поэтому рекомендуем запланировать отпуск даже тем, у кого в новом году закончится срок договора.
Сколько дней отпуска планировать работникам со срочным договором.
Сезонным работникам и работникам, с которыми заключили трудовой договор на срок до двух месяцев, отпуск указывайте из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы, ст. 291, 295 ТК. Остальные работники со срочными трудовыми договорами имеют право на стандартные 2,33 дня основного оплачиваемого отпуска за каждый месяц работы, ст. 115 ТК. Если сотрудник работает на условиях, с которыми связаны удлиненные или дополнительные отпуска, их также надо предоставить.