Менять ли сроки и суммы аванса из-за новых правил уплаты НДФЛ

С 1 января платить НДФЛ вы будете по-новому — один раз в месяц общей суммой. Кроме того, понадобится удерживать налог с аванса. Из-за этого придется править внутренние документы.
К изменениям нужно подготовиться не только вам, но и вашим сотрудникам.
Почему могут потребоваться корректировки
С 1 января удерживать НДФЛ нужно будет с каждой выплаты, в том числе с заработной платы за первую половину месяца (письмо Минфина от 14.09.2022 № 03-04-06/88989). Перестанет действовать пункт 2 статьи 223 НК, который предусматривает, что датой дохода по зарплате считается последний день месяца, за который она начислена (Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ). Так, сейчас при выплате аванса по зарплате НДФЛ удерживать не надо.
С 2023 года для зарплаты будет действовать только общая норма — доход считается полученным в день его выплаты (п. 1 ст. 223 НК). Это означает, что с будущего года сумма аванса автоматически изменится — из него будут вычитать налог. И хотя сумма за месяц не поменяется и необходимость удерживать НДФЛ — это прямое предписание Кодекса, мы советуем, как минимум предупредить работников об изменениях. Вне зависимости, будете вы вносить изменения в локальные акты или нет.
Удерживать НДФЛ будете при каждой выплате зарплаты
Как перестроить расчет аванса с 2023 года, зависит от того, какой способ вы применяете сейчас. Популярных способов два. Первый — процент от оклада. Вы просто умножаете месячный заработок на определенный коэффициент. Он может быть разным. Еще с советских времен оптимальным считается размер аванса в 40 процентов. Теперь от него безопаснее отказаться. Второй — расчетный. Вы считаете выплату как зарплату, только за первую половину месяца. Такой способ предполагает выплату фактически заработанных денег.
Увеличиваем процент. Если решите оставить фиксированный процент, рекомендуем увеличить его с учетом того, что работники будут получать зарплату за первую половину месяца на 13 процентов меньше. Самая простая ситуация — аванс в компании составляет 40 процентов. Если ничего не менять, аванс после удержания НДФЛ составит примерно 35 процентов. Это мало, выплата должна учитывать отработанное время (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос № 169797 от 22.09.2022). Можно увеличить — например, до 50 процентов.
Стоит ли пересмотреть сроки выплаты зарплаты
С 2023 года платить НДФЛ налоговые агенты будут один раз в месяц со всех доходов. Но месяц не равен календарному: с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца. Также будет особый новогодний период — с 23 по 31 декабря. Компания будет подавать уведомление об исчисленных суммах налога. Срок сдачи уведомления — не позднее 25-го числа и не позднее последнего рабочего дня года для декабря. А вот удерживать налог потребуется с каждой выплаты, в том числе с аванса по зарплате.
Получается, что, если компания платит аванс 22-го числа, посчитать налог с этой выплаты потребуется за три календарных дня — до 25-го включительно. Это может создать дополнительные трудности. Например, 22 сентября 2023 года — пятница. Значит, на все про все всего два дня: 22 сентября — посчитать, 25 сентября — уведомить. Похожая ситуация будет и в феврале. Возникает соблазн — подвинуть срок на 23-е число. Это даст компании больше времени на подготовку, а также отсрочит уплату налога в бюджет. Подвох в том, что двигать придется вперед, значит, на лояльность работников рассчитывать не приходится. Поэтому, прежде чем менять сроки, оцените возможные риски и расскажите о них своему руководителю.
Если примете решение менять сроки, имейте в виду, что изменить нужно как дату аванса, так и дату итоговой выплаты. Правило о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца никто не отменял. Еще один нюанс: если вы перенесете дату на более позднюю, разрыв неизбежно станет больше. Тем более если речь идет о январском авансе. Например, зарплату за декабрь компания выдаст 30 декабря, а январский аванс — 23 января. Разрыв — 24 дня. Поэтому в данном случае не обойтись без дополнительной переходной выплаты. К примеру, выплатите 13 января еще один аванс. Тогда претензий к вам не будет.
Какие изменения внести в документы
Как именно менять сроки выплаты и расчет аванса, зависит от того, где они у вас прописаны — в трудовых договорах или внутреннем локальном акте.
Правила прописаны в трудовом договоре. В таком случае потребуется заключить дополнительные соглашения с каждым работником, а это невозможно без их согласия. Поменять сроки со ссылкой на статью 74 ТК, в которой сказано, что изменить трудовой договор можно в одностороннем порядке, если изменились условия труда, в данном случае будет проблематично. Ведь вы просто меняете даты. А несогласные работники наверняка найдутся, поскольку вы хотите выплачивать зарплату позже. Правда, в Роструде полагают, что изменить договор в одностороннем порядке можно (онлайнинспекция.рф, ответы на вопросы № 168498 от 23.08.2022 и № 168361 от 19.08.2022). Для этого нужно уведомить работников как минимум за два месяца.
Точно так же, если правила расчета аванса прописаны в трудовых договорах с работниками, понадобится внести в них изменения. Оформите дополнительные соглашения. Объясните сотрудникам, что это нужно для того, чтобы размер аванса соответствовал требованиям трудового законодательства, ознакомьте их с новым вариантом Положения об оплате труда. Правила прописаны в Положении об оплате труда. Допустим, сроки выплаты зарплаты и расчет аванса предусмотрены в локальном акте. В этом случае порядок проще. Издайте приказ об изменении Положения об оплате труда. И в этом случае советуем подготовить приказ заранее. Это позволит работникам подготовиться к переменам и перенастроить свой семейный бюджет на новые правила. Если вы не хотите пока переходить на расчетный способ, увеличьте процент, например до 50, и уже с этой суммы удерживайте налог .