Пять мифов о первичке, которые вредят вашей работе

Миф 1. Накладную нужно составить на каждую поставку
Чем вредит. Коллеги тратят массу времени на оформление бумаг, когда у компании большое число однородных поставок за период, — к примеру, неделю или месяц в адрес одного и того же покупателя. Лишнее оформление громоздкого бланка товарной накладной по форме ТОРГ-12 съедает время, а когда речь идет о бумажных документах, приводит и к дополнительным тратам.
Как на самом деле. Действующие правила позволяют оформлять один первичный документ на несколько операций (п. 9 ФСБУ 27/2021). Это возможно, в частности, если факты хозяйственной жизни повторяются. То есть, если отгружаете товар одному покупателю партиями несколько раз в неделю, можете оформлять сводную накладную, например, за месяц со всеми отгрузками.
Факт каждой поставки все равно должен быть зафиксирован. Для этого можете использовать упрощенный бланк — к примеру, расписку в получении товара, она будет оправдательным документом (п. 8 ФСБУ 27/2021).
Миф 2. В первичке не нужны реквизиты прослеживаемости
Чем вредит. Есть риск, что контролеры признают нарушением отсутствие данных о прослеживаемости, хотя утвержденные формы первичных документов их не предусматривают. Недостаток сведений в документах привлечет внимание контролеров.
Как на самом деле. Реквизиты прослеживаемости, которые надо перенести в декларацию по НДС или отчет об операциях с прослеживаемыми товарами, есть в счетах-фактурах и УПД. В отдельных случаях счет-фактуру или УПД на прослеживаемые товары не составляют. Например, когда такие товары передают на переработку, утилизацию, конфискацию либо выявлена недостача. Тем не менее отчитаться по этим операциям все равно надо, их отражают в отчете об операциях. В свою очередь отчет составляют на основании данных сопроводительного документа (п. 8 Порядка, утв. приказом ФНС от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@). Очевидно, что реквизиты прослеживаемости, включая РНПТ, в отчет должны попасть из первичного документа (письмо ФНС от 12.11.2021 № ЕА-4-15/15821@). Значит, бланки нужно дополнить теми реквизитами, которые есть в счете-фактуре и УПД.
Действующие стандарты по бухучету предусматривают возможность включать в первичку дополнительные реквизиты (п. 12 ФСБУ 27/2021, письмо Минфина от 02.02.2022 № 07-01-09/6894).
Пока штрафы за нарушения правил прослеживаемости не установлены. Но мы рекомендуем их соблюдать, чтобы избежать лишних вопросов по НДС.
Миф 3. В акте на услуги нужно ставить только одну дату
Чем вредит. Неверное заполнение первички приводит к путанице в учете, поскольку для заказчика и исполнителя услуг важны разные даты.
Как на самом деле. Если дата оказания услуг и день подписания акта не совпадают, нужно указать обе даты. То есть отразите как день оказания услуги, так и день подписания документа заказчиком. Поясним. Дата составления первички — ее обязательный реквизит. Такой датой считается день подписания документа. Если день совершения факта хозяйственной жизни отличается от даты составления документа, впишите и его (подп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).
Что касается налогового учета, порядок такой. Если вы исполнитель, выручку от оказания услуг признаете в налоговом учете на дату, когда сами их оказали. Неважно, когда заказчик подписал документ (п. 1 ст. 39, п. 3 ст. 271 НК). Заказчик же, как правило, включает стоимость услуг в расходы только когда примет их. То есть для него день признания затрат — дата, когда он подпишет акт.
Миф 4. С одним контрагентом нельзя обмениваться первичкой по ЭДО и на бумаге
Чем вредит. Коллеги переходят на электронный документооборот. При электронных сбоях возникают сложности с обменом документами.
Как на самом деле. Вы можете договориться с партнерами, что переводите в электронный формат только часть документов. К примеру, счета-фактуры и накладные по форме ТОРГ-12. Остальные документы оформляете на бумаге.
Причем вы не обязаны переходить на ЭДО со всеми контрагентами. Можно обмениваться электронными документами только с одним покупателем или поставщиком.
Важно предусмотреть правила электронного документооборота в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Пропишите:
• какие именно бумаги будете выставлять по ЭДО;
• форматы электронных документов;
• случаи, когда вместо электронных документов компания составляет документы на бумаге.
И конечно, чтобы обмениваться с партнером документами электронно, нужно его согласие. Чтобы им заручиться, направьте письмо, и помимо самого предложения можно, например, указать перечень документов, которыми планируете обмениваться в электронном виде (счета-фактуры, договоры, акты, накладные и т. д.).
Если партнер согласен, условие об электронном документообороте закрепите документально — пропишите в договоре или подпишите допсоглашение.
Миф 5. Размер документа должен быть стандартным
Чем вредит. В период дефицита бумаги партнеры стараются экономить и выставляют первичку в нестандартных размерах. Отказ принимать документы приводит к ненужным конфликтам, проблемам с получением подтверждающих бумаг.
Как на самом деле. Соблюдать стандартный размер первички необязательно — требований к размеру первичных документов закон о бухучете не содержит, нет их и в Налоговом кодексе. Поэтому допустимы иные размеры, согласованные сторонами сделки.
Если ваш поставщик выставил вам документ в размере меньшем, чем обычно, например, использовал формат А5, нарушением это не считается. Сами вы также можете выставлять партнерам накладные и акты на бумаге любого размера (письмо Минфина от 15.04.2022 № 07-01-10/33554). Если бухгалтер спишет расходы на основании «неформатного» документа, это будет правомерно. Главное, чтобы первичка содержала все обязательные реквизиты. И конечно, сведения должны читаться.