Хотели, как лучше: не перестарайтесь с доказательствами осмотрительности Когда доказываете свою осмотрительность и реальность сделки, не торопитесь отдавать налоговикам все, что у вас есть. Лишние сведения могут только навредить компании. Когда такое возможно и как не допустить подобных оплошностей.

Переписка с контрагентом
Если руководство компании перед заключением крупной сделки не связывалось с потенциальным партнером, инспекторы считают, что ее не было и документооборот фиктивный (решения арбитражных судов Оренбургской области от 28.01.2022 № А47-7/2021, Саратовской области от 24.06.2022 № А57-29422/2021). Поэтому переписку нужно хранить и сдавать по требованию. Но и полученную переписку контролеры могут использовать против вас. Через переписку инспекторы вычисляют взаимозависимость и согласованность действий. Например, если у большинства партнеров одинаковый адрес.
«Клиент чуть было не представил проверяющим переписку с контрагентами, которая была бы использована против него. Вовремя его остановили, указав на недостатки доказательств: одни и те же адрес почты и номер телефона были указаны в качестве контактных данных четырех контрагентов. Переписка по почте велась с несколькими контрагентами одновременно, что могло бы свидетельствовать о «техническом» характере партнеров и согласованности действий с ними.»
Ирина Орлова Панина, управляющий партнер, Москва
При выемке документов, компьютера (жестких дисков) инспекторы могут сами получить компромат. Так, даже в безобидных на первый взгляд фразах им удается найти тайный смысл и повод искать схемы уклонения от уплаты налогов (см. рис.).Как использовать с выгодой. Составьте для сотрудников регламент, как вести деловую переписку с контрагентами. Если работники будут его придерживаться, то меньше риск, что налоговики найдут в сообщениях компромат. Вместе с юристами мы подготовили образец с правилами для работников компании (см. образец).
Правила деловой переписки с контрагентами
Сотрудники обязаны:
• вести деловую переписку с контрагентами ООО «Компания» посредством корпоративной электронной почты;
• применять официально-деловой стиль в текстах писем;
• использовать в письмах подпись «для контрагентов», ее текст должен содержать название ООО «Компания», юридический адрес, Ф. И. О. и должность сотрудника, номера корпоративных стационарных и мобильных телефонов сотрудника;
• соблюдать нормы деловой этики: в переписке не принято спрашивать о личных делах представителя контрагента, его семье и здоровье, увлечениях; не принято навязывать информацию личного характера о себе — о знакомых, месте отдыха, проживания, номер личного телефона и пр.;
• соблюдать коммерческую тайну контрагента, исключить доступ третьих лиц к тексту электронных писем контрагента и ответов на них;
• блокировать компьютер или выходить из системы, если покидаете рабочее место;
• назначать деловую встречу с представителем контрагента, если в переписке он добивается особых условий по сделке. Результаты договоренностей по итогам личной встречи нужно оформить документально.
Деловая переписка с контрагентом по окончании сделки архивируется и хранится в электронном виде на переносных носителях
(флеш-карты, съемный жесткий диск и пр.). Дублетный экземпляр переписки хранится в распечатанном виде для внутренних пользователей. Материалы деловой переписки по сделке хранятся в течение срока исковой давности.
Настоящий регламент обязателен к исполнению сотрудниками ООО «Компания», которые взаимодействуют с контрагентами.