Хотели, как лучше: не перестарайтесь с доказательствами осмотрительности
Когда доказываете свою осмотрительность и реальность сделки, не торопитесь отдавать налоговикам все, что у вас есть. Лишние сведения могут только навредить компании. Когда такое возможно и как не допустить подобных оплошностей.
Инспекторы изучают информацию, чтобы найти нестыковки и использовать их против компании. Покажем на примерах, что подводило коллег.
1. Фото и видеозаписи
Не всегда фото и видео деятельности партнера подтверждают осмотрительность и реальность сделки, они могут и посеять сомнения. Например, по фото инспекторы определяют: располагается ли компания по указанному в документах адресу, как используют торговые помещения, что на самом деле хранят на складе.
Пример
По итогам проверки инспекторы сняли расходы и вычеты НДС по демонтажным работам. Налоговики настаивали, что компания не привлекала подрядчиков, а провела работы собственными силами. Судьи поддержали контролеров, представленные фотографии их не убедили. Из них неясно, кто и какие работы выполняет, когда сделаны фотографии. А на одном из снимков здание, на котором якобы проводили работы, вообще не соответствовало сооружению, которое фактически находится по указанному адресу (решение Арбитражного суда Ростовской области от 16.06.2022 № А53-23571/21).
Как рассказали инспекторы, их настораживают даже идеальные фотографии. Коллеги с этим сталкивались.
«Идеально подобранные доказательства наводят на подозрение в согласованности действий. Например, компания подтвердила фотографией, что подписывала договор с сомнительным партнером, но с другими контрагентами такие снимки не делали. Кроме того, в соцсетях инспекторы нашли подтверждение, что стороны до сделки и после вместе отдыхали семьями. Официальные документы партнеров оформлены однотипно, одинаковые шрифты, расположение печатей и т. д.»
Светлана Ситдикова, директор ООО «Агентство СПС», г. Ижевск
В качестве доказательств судьи не принимают фотографии в виде копий. Бесполезно представлять фото, если по изображению невозможно идентифицировать спорный объект (определение Верховного суда от 14.02.2018 № 306-КГ17-22570).
Как использовать с выгодой. Важно, чтобы по фото было видно, когда его сделали и что именно снимали: офис, склад с товарами и т. д. На фотографиях фиксируйте:
• дату и время съемки;
• данные об объекте;
• координаты и адрес места съемки.
Эксперты советуют для подтверждающих фотографий использовать специальную технику. Храните снимки на первоначальном носителе. Ведь сведения о дате, времени и месте съемки можно получить по системным данным фотоаппарата. Если же оригинал фото удалить, доказать его действительность по копии или распечатке не получится. Рекомендуем хранить ценные цифровые фотографии там, где они были сделаны. Важно и кто сделал фото. Например, чтобы подтвердить подрядные работы, просите исполнителей фотографировать замеры, прием материалов, завершение этапа работ. Можно заранее договориться, что контрагенты передают вам снимки в качестве приложений к актам.
Пример
Инспекторы обвинили компанию в фиктивности подрядных работ. Чтобы опровергнуть доводы налоговиков, организация предъявила фотоотчет, из которого было видно, какое именно оборудование установлено на объектах. Это же оборудование фигурировало в договоре с контрагентом о подрядных работах. В результате компания смогла отстоять вычеты в сумме более 100 млн руб. (постановление Арбитражного суда Московского округа от 06.03.2018 № Ф05-379/2016).
Факт ремонта можно подтвердить, если самим сфотографировать помещение до и после ремонта. Такие снимки докажут реальность работ, но останется вопрос о том, кто их выполнил — контрагенты или компания собственными силами (определение Верховного суда от 12.07.2019 № 304-ЭС19-11446). Большее доверие у налоговиков вызовут фото, которые сделали исполнители заказа.
Коллеги используют и видеозаписи, например, с камер у входа. Но опять же важно, чтобы в кадре было достаточно данных. Например, чтобы подтвердить отгрузку, камера должна фиксировать номера и модели автомобилей, которые доставляли груз. Убедитесь, что данные с видео совпадают с показателями в транспортных накладных и путевых листах, другой подтверждающей первичкой.