Отпускные по новым правилам.

Роструд решил увеличить минимальный срок для отплаты отпуска.

Теперь между выплатой отпускных и началом отпуска должно пройти минимум три календарных дня. При этом день выплаты в расчет не входит. К такому выводу пришел Роструд.

Как изменился срок на выплату отпускных

Сроки выплаты отпускных устанавливает ТК. В статье 136 ТК сказано, что оплатить отпуск надо «не позднее чем за три дня до его начала». Как считать эти три дня, кодекс не уточняет.

В 2014 году Роструд разъяснил, что в кодексе речь идет о календарных днях. При этом день выплаты отпускных включают в трехдневный срок. Тогда чиновники считали: если сотрудник идет отдыхать в понедельник, то без нарушений отпускные можно выдать и в пятницу (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Некоторые судьи считают такой порядок верным (определение Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33–3731/2015, решение Ивановского областного суда от 20.03.2018 № 21–30/2018).

В других регионах судьи придерживаются иной позиции. Три дня — это 72 часа (24 ч × 3). Отпуск сотрудника начинается в 00.00. Значит, деньги он должен получить минимум за 72 часа до отпуска. То есть, если сотрудник идет отдыхать в понедельник, крайний срок для перечисления отпускных — четверг (постановление Пермского краевого суда от 15.03.2018 № 44а-318/2018).

Чтобы устранить неясность, дружественный нам журнал «Главбух» задал вопрос Роструду. Ведомство внятно не ответило, как же считать дни (письмо от 06.06.2018 № ТЗ/3464-6-1). Но в Роструде нам подтвердили, что между выплатой и отпуском должно проходить минимум три полных календарных дня. То есть если работник идет в отпуск в понедельник, то крайний срок выплаты отпускных — четверг.

Как спасти компанию от штрафа

Организации могли руководствоваться неактуальными, но понятными разъяснениями Роструда 2014 года. Теперь оказалось, что эти компании платили отпускные с опозданием. За нарушение инспекторы вправе оштрафовать на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП). Но штраф можно снизить или отменить.

Компания, которая задерживает выплаты сотрудникам, выдает компенсацию за опоздание (ст. 236 ТК). Она равна 1/150 от ставки ЦБ за каждый день просрочки. Если компания опоздала всего на один день, то компенсация будет небольшой.

На цифрах Компания выплатила на день позже срока отпускные в размере 23 650 руб. Компенсация за просрочку составит 11,43 руб. (23 650 руб. × 1 дн. × 1/150 × 7,25%).

Компенсация не освободит от наказания. Но она может повлиять на мнение инспектора о том, как наказать за нарушение. Он вправе выписать штраф или сделать предупреждение.

Тот факт, что работодатель выплатил сотрудникам компенсацию за задержку, будет смягчающим обстоятельством. Есть шанс, что небольшая компенсация поможет сэкономить на штрафе 50 тыс. руб. Более того, если не возместить задержку выплаты, это для некоторых будет отягчающим фактором и тогда с большой вероятностью компанию оштрафуют.

Ревизоры учитывают различные смягчающие обстоятельства, в том числе количество дней просрочки. Из-за одного дня, как правило, штрафы не выписывают. Особенно если компания выплатила компенсацию.

Смягчающим обстоятельством для инспектора может быть тот факт, что компания руководствовалась разъяснениями чиновников. Правда, когда споры с трудинспекторами доходят до суда, этот довод обычно не работает (решения Ивановского областного суда от 20.03.2018 № 21–30/2018, Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 7–74/2018(21–46/2018)).

В качестве аргумента можно сослаться на то, что компания учитывала мнение судей. Конечно, если в вашем регионе они придерживались мнения, что день выплаты входит в трехдневный срок.

Приводите другие смягчающие обстоятельства: компания не задерживает зарплату, других нарушений ТК проверяющие не обнаружили, после выхода нового разъяснения отпускники получают выплаты в срок. В подтверждение представьте распоряжение директора или другой аналогичный документ, который доказывает, что компания стала выплачивать отпускные верно. То есть устранила нарушение.

Какой приказ издать компании, чтобы не пропускать срок выплаты отпускных 

Стоит написать, входит ли день выплаты в срок. Иначе у сотрудников, которые оформляют платежки на отпускные, все равно могут возникнуть вопросы.

Бухгалтерия чаще всего работает по пятидневке. Поэтому, если сотрудник идет в отпуск в четверг или пятницу, отпускные надо перечислить в последний рабочий день недели. Иначе компания нарушит требование ТК.

В документе стоит записать, в какой день выплатить отпускные в зависимости от дня недели, когда сотрудник идет в отпуск. Такой приказ бухгалтерия может распечатать и повесить на видное место, чтобы его использовали как шпаргалку. В интересах компании привести как можно больше смягчающих обстоятельств. Ведь даже если инспекторы решат не ограничиваться предупреждением, то за нарушение проверяющий может назначить не максимальный штраф.