Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ.
В заявлении должны быть обязательные данные
Вернуть НДФЛ потребуется, если удержали налог в большей сумме, чем следовало. Это возможно, к примеру, когда вы рассчитали налог по более высокой ставке — 15 вместо 13 процентов или удержали его с необлагаемого дохода.
Также налог возвращают, если работник принес уведомление на имущественный вычет в середине года. В этом случае вычет предоставляют с начала года. Поэтому надо пересчитать НДФЛ за весь год. Ведь получается, что в предыдущих месяцах вы удерживали у работника лишние суммы и теперь их надо вернуть (ст. 210 НК, письмо Минфина от 06.03.2020 № 03-04-05/16897).
Если вы самостоятельно выявили переплату НДФЛ, сообщите работнику в течение 10 рабочих дней (абз. 2 п. 1 ст. 231 НК). Сформировать сообщение можно произвольно, главное — укажите в нем период налога, сумму к возврату и попросите представить реквизиты счета, на который следует перечислить деньги.
Реквизиты счета работник должен указать в заявлении. Бланка нет. Чтобы сотрудникам не пришлось по нескольку раз переписывать заявление, установите свою форму.
Вернуть налог можно за счет компании
Возвращайте налог безналично на расчетный счет работника, который он указал в заявлении. Кому либо еще, включая его родственников или друзей, запрещено перечислять НДФЛ (письма ФНС от 08.12.2023 № БС-3-11/16117, Минфина от 07.03.2013 № 03-04-06/7028). Вернуть переплату налога надо в течение трех месяцев, как получили заявление работника. Перечислить средства вы можете за счет:
предстоящих платежей по НДФЛ;
средств, возвращенных из бюджета;
собственных средств до момента возврата из бюджета.
Способ возврата вы выбираете сами. Но учитывайте, если предстоящих платежей по НДФЛ окажется недостаточно, налоговому агенту надо обратиться за возвратом недостающей суммы в инспекцию (п. 1 ст. 231 НК).
До возврата переплаты из бюджета можно вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ за счет компании (письмо ФНС от 28.02.2024 № БС-4-11/2235). Еще один момент. Если вернули НДФЛ и из-за этого весь налог за работников обнулился, то есть оказался больше предстоящего платежа в бюджет, то подавать уведомление не нужно (письмо ФНС от 19.03.2024 № ЗГ-2-11/4170).