ЭЛЕКТРОННЫЕ НАКЛАДНЫЕ С 01 СЕНТЯБРЯ 2026 ГОДА
Если вы получаете, отправляете, перевозите или сопровождаете грузы на автомобиле, то с 1 сентября 2026 года обязаны работать c электронными накладными (ЭТрН). ФНС администрирует вместе с министерством транспорта электронные документы обязательны для всех участников — грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. При нарушении электронного документооборота инспекторы снимут расходы на перевозку.
Когда допустима бумажная транспортная накладная.
Оформлять транспортную накладную на бумаге можно в ограниченных случаях (приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262).
Например, при перевозке:
• сельхозпродукции, сырья, корма,
• рудных и нерудных материалов,
• если грузоотправитель и грузополучатель является одним лицом.
• при перевозке драгоценных металлов и камней, воинских и специальных грузов, для перевозок на территориях, где введен режим ЧС,
• для личных нужд граждан
• когда нет технической возможности представить документы в электронной форме и подключиться к интернету.
Создавать, подписывать и обмениваться транспортными накладными, вам нужно через оператора электронных перевозочных документов (ЭПД).
Операторы ИС ЭПД — это коммерческие организации, которые предоставляют услуги по оформлению электронных перевозочных документов и передают их в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов ГИС ЭПД public.epd-portal.ru. Бизнес не имеет доступа к ГИС, за исключением статуса в клиентском ПО.
В реестре операторов электронных перевозочных документов на mintrans.gov.ru числилось 14 организаций — «Калуга Астрал», «СКБ Контур», «Эдивеб», «Такском», «Эвотор ОФД», «СберКорус», «ФораПром», «Компания «Тензор», «Айтиком», «Точка» и др.
Оформите электронные подписи и МЧД
Для работы с накладными в ЭДО потребуются электронные подписи — на руководителя и ответственных сотрудников. Подпись и доверенность нужны также всем участникам со стороны перевозчика — диспетчерам, логистам, водителям.
Каждому сотруднику-подписанту необходима личная квалифицированная электронная подпись (КЭП), а также машиночитаемая доверенность (МЧД).
Водитель со стороны перевозчика в большинстве случаев просто подтверждает факт приема/выгрузки с замечаниями или без. Для этого достаточно простой электронной подписи (ПЭП). Подписать документ можно через мобильное приложение оператора ИС ЭПД на смартфоне или планшете. Водитель получает QR-код — его генерирует ГИС ЭПД. Если инспектор ГИБДД потребует предъявить документы на груз, водитель из приложения должен показать QR-код. Инспектор считывает код служебным устройством (обычно это планшет) и видит все данные о перевозке.
На пунктах погрузки и разгрузки должен быть интернет, компьютеры, водителю необходимо передать смартфон или планшет. Водитель или другой сотрудник должен иметь возможность работать с электронными транспортными накладными и прочими документами.
Настройте интеграцию оператора с учетной программой
Свяжите систему оператора с 1С, в которой ведете бухгалтерский и налоговый учет. При интеграции вы сразу увидите документы в программе. При этом не придется вводить данные вручную или делать какие-то дополнительные операции.
Настройку интеграции можно выполнить силами компании, если у вас есть штатный ИT-специалист.
Работа с электронными перевозочными документами требует актуальной версии платформы 1С и поддерживаемой типовой конфигурации. В новых версиях реализована поддержка всех необходимых форматов электронных документов, а также исправлены ошибки предыдущих версий.
Пригласите партнеров к работе с электронными документами
Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) — двусторонний. Если ваш партнер не подключился к оператору информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), принять от него или отправить ему накладную не получится.