Новые правила для путевых листов: как теперь оформлять, чтобы подтвердить расходы

Новые реквизиты
С 1 марта заработал новый порядок заполнения путевых листов (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390). Он предусматривает обязательные реквизиты:
• срок действия путевого листа;
• сведения о лице, оформившем лист (для компаний — наименование и ОГРН, адрес и номер телефона, для ИП — Ф. И. О, адрес, телефон, ОГРНИП);
• информация о водителе и транспортном средстве;
• вид перевозки и сообщения.
Наименование и номер путевого листа больше не перечислены среди обязательных реквизитов. Но это не значит, что их не надо указывать. Так, наименование документа — обязательный реквизит любой первички (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Номер документа позволяет упростить учет и снизит риск претензий контролеров. Далее рассмотрим особенности заполнения обязательных реквизитов.
Срок действия. Срок вы определяете сами, к примеру, путевой можно выписать для рейса в рамках одного дня или на более продолжительный период — неделю или даже месяц (п. 3 Состава сведений, утв. приказом № 390). Тогда в поле «Срок действия» укажите даты начала и окончания действия путевого листа, к примеру «с 20.03.2023 по 26.03.2023».
Сведения о лице, оформившем путевой лист. Минтранс переименовал реквизит «данные о владельце транспортного средства». Как и прежде, указывайте данные компании — ее наименование, ОГРН, номер телефона и адрес, если используете собственный транспорт. А вот при аренде транспорта «без экипажа» в путевом листе указывайте сведения арендатора (п. 4, 10 Состава сведений, утв. приказом № 390).
Сведения о водителе. Внесите Ф. И. О. водителя, а также дату и время, когда он проходил предрейсовый, предсменный и послерейсовый медосмотры. Эти данные заверяет медработник, он проставляет отметки: «Прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Только подписи и инициалов медработника теперь недостаточно.
Убедитесь, что в путевом листе указано медучреждение, если врач состоит в его штате, а также серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
Сведения о транспортном средстве. Указывать надо не только тип транспортного средства, марку, модель, номерной знак, но и дату и время выпуска авто на линию и возвращения. Также дату и время предрейсового контроля технического состояния авто. Запись заверяет ответственный за состояние машины, например механик (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).
Одним из обязательных реквизитов остаются и показания одометра (полные километры пробега). Их и раньше отражали на момент выезда авто с парковки и его возвращения на парковку. Теперь в правилах закреплено: если на одно авто составляете несколько путевых листов (на каждого водителя), при приеме-сдаче автомобиля дату, время и показания одометра проставляет водитель, принимающий транспортное средство. Он записывает свои Ф. И. О.
Вид перевозки. Проставьте один из трех вариантов: коммерческая перевозка, для собственных нужд или передвижение и работа специальных транспортных средств.Вид сообщения. Выберите — городское, пригородное или междугородное. Еще одно нововведение — впредь не обязательно вести журнал учета движения путевых листов. Но мы советуем не торопиться отказываться от него. Тем более не следует избавляться от старых журналов. Ведь срок хранения таких документов и базы данных путевых листов — пять лет (п. 554 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).