Еще одну выплату работникам освободили от взносов и НДФЛ. (Источник: письмо Минфина от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

НДФЛ и взносы можно не исчислять, если компенсируете работнику траты за эксплуатацию личного имущества: планшета или ноутбука. Но надо подтвердить, что он собственник имущества и использовал его в служебных целях. Так разъяснил Минфин в ответ на интернет-обращение (письмо от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).
Работники часто используют свое имущество, чтобы выполнить служебное задание. Им разрешено так поступать, если на это дал согласие работодатель. Взамен он платит за износ актива, а также покрывает текущие расходы (ст. 164, 188 ТК). Это может быть выгодно, тем более что компенсацию можно полностью списать в расходы по налогу на прибыль. И при этом она не облагается взносами и НДФЛ. Но важно грамотно оформить расходы, чтобы инспекторы не доначислили налоги и взносы. Поэтому одна из компаний обратилась за разъяснениями в Минфин. Она спрашивала: как обосновать, что работник использовал личный компьютер для служебного задания, и как документально подтвердить такие расходы?
Ведомство ответило на вопрос в письме № 03-03-06/1/6672. Пояснило: с компенсаций за эксплуатацию компьютера, планшета или ноутбука действительно не нужно исчислять взносы и удерживать НДФЛ (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). Но для этого необходимо подтвердить, что работник использовал их в служебных целях. Вам потребуется представить соглашение, где вы обговорили с ним размер компенсации, периодичность ее выплат.
И также копии документов, подтверждающих:
• право собственности на ноутбук (компьютер);
• расчет суммы компенсации;
• фактическое использование ноутбука в интересах компании.
Если вышеперечисленных документов нет, претензий инспекторов не избежать. Контролеры с настороженностью относятся к подобным выплатам. Они могут заподозрить, что таким образом вы маскируете оплату труда, чтобы сэкономить на уплате страховых взносов. Поэтому будьте готовы обосновать, почему сотрудник использует личное имущество.